企业文件资料管理信息系统的设计与开发

摘要

随着互联网络与信息技术的快速发展，作为企业内部管理中重要一环的电子文档资料管理在数字化网络时代的今天显得异常活跃与突出。由于信息更新速度的加快与企业自身规模的发展，传统的手工文档资料管理日益无法满足从决策管理的领导者到分工协作的员工对于及时、准确、可靠、权威的电子文档资料的需求，电子文档资料管理信息系统由此应运而生。

文章对于企业电子文件资料管理信息系统的设计与开发进行了阐述。首先从设计开发该系统的背景入手探讨了系统开发的必要性与迫切性，提出该系统意义所在；然后展开可行性分析研究，按照软件工程的相关规范与标准，广泛而深入地开展电子文档管理系统的需求分析，依据需求报告进行系统总体设计与详细设计；最后完成系统的开发与实施。最终交付成型的系统将极大地缓解文档管理人员的负担，显著地提高文档资料的管理效率，较大地节省电子文档管理成本，较好地满足企业用户的信息需求，基本上达到了系统设计与开发的目的。

关键词　文件资料管理 信息系统 系统设计 系统开发

Design and Development of Enterprises Documents Management Information System

Abstract

Along with the rapid development of Internet and information technology, electronic documents management as a part of enterprises internal management displays extreme actively and outstandingly. Because of speeding up of information update and development of enterprises, traditional manual documents management more and more cannot meet the requirements of the users from decision-makers to general staff for timely, accurate, reliable and authoritative electronic documents. So enterprises documents management information system comes into being.

This paper elaborates the design and development of enterprises documents management information system. It starts to analyze the background of this system to explore necessity and significance of this system. Then it begins to carry out feasibility and requirement analysis to design, develop and implement according to the standards of software engineering. The final delivery system will greatly ease the burden of documents administrator, significantly improve management efficiency, greater save the cost and better meet the needs of the end- users. It basically reached the purpose of this system.

Keywords　Documents management Information system System design System development

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目录

摘要... I

Abstract II

1  引言 ..................................................  1

1.1  研究背景 ........................................................ 1

1.2  文献综述 ........................................................ 1

2  系统分析 ..............................................  2

2.1 开发背景 ........................................................ 2

2.2  系统目标 ........................................................ 2

2.3  可行性分析 ...................................................... 2

2.4  需求分析 ........................................................ 3

2.5  开发进度 ........................................................ 5

2.6  数据流图 ........................................................ 6

2.7  数据字典 ........................................................ 9

3  系统设计 .............................................  16

3.1  总体设计 ....................................................... 16

3.2  详细设计 ....................................................... 19

4  系统实施 .............................................  30

4.1  系统编码 ....................................................... 30

4.2  系统测试 ....................................................... 36

4.3  运行环境 ....................................................... 38

4.4  系统安装 ....................................................... 38

4.5  系统运行 ....................................................... 40

4.6  系统停止 ....................................................... 40

5  结束语 ...............................................  41

参考文献 ...............................................  42

致谢 ................................................... 43

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第1章 绪论 1.1 课题背景 1.1.1 研究原因
在数字化网络时代的今天，各种信息、各类文件资料不断暴增，现在已经面临着信息爆炸的危机的严峻考验。而对于一个企业来说，上至领导者，下至普通职员，得到及时、准确、可靠、权威的电子文件资料的希望更加迫切。而随着科技的日益更新，公司规模的不断扩张，面对纷繁复杂、不计其数的文件资料，管理人员的工作却显得日益繁重，不堪重负，与此同时，这对企业的进一步发展也必将受到影响。

1.1.2 研究意义

文件资料管理信息系统就是为了减轻相关人员对电子文件资料管理的负担，提高文件资料的管理效率，满足领导者及普通员工对及时、准确、可靠、权威的电子文件资料的需求。文件资料管理系统的开发旨在规范电子文件资料的管理，加强文件资料的查阅、下载、备份、保密等工作，为企业立足于信息时代提供必要的信息保障[1]。

1.2 文献综述

在当今的中国乃至全世界，信息处理是管理活动的支柱,是决策形成的基础[2]。面对大量的、广泛的文件、资料信息,将计算机用于管理信息处理,开发与应用相关的管理信息系统,已成为现代企业管理的迫切需要,也是文件资料管理发展的必然趋势。

1.2.1 国外研究现状

在国外，管理信息系统的发展较为成熟，国外企业特别是大中型企业对管理信息系统的重视程度非常高。与此配套相关的技术、标准、方法理论等等发展都比较良好、迅速。一些专家学者已总结出一整套的系统设计与开发、软件工程方法与流程[3]。

无论是上级对下级的指示和通知，还是下级对上级的请示和报告,大都是通过文件资料的传递及其处理得以进行的,文件资料的处理也是企业的日常工作之一,传统的基于手工或半手工的公文处理方式,由于其工作繁琐,效率低,公开度、透明度不够,正逐渐被新的办公方式所代替,建立基于先进的计算机网络的电子公文处理及管理系统,实现电子文件的网上传递、审批和办理,对提高文件资料处理的系统性、时效性都具有重要的意义。

1.2.2 国内研究现状

随着信息技术的发展，企业各类管理信息系统在国内大都有出现与发展。国内的一些学者也对此进行了较为细致的研究。例如实验室资源管理系统、高校公文处理与文件管理系统[4]、工程资料管理系统、企业内部文件资料控制管理信息系统[5]、UML对基于B/S模式的图书管理系统[6]、邮政储汇经营分析管理系统、仓储物流管理信息系统等等。同时也有丰富的相关开发方法与技术模式等的详细介绍。但相对国外而言，国内的发展有待完善与开发。

目前，我国文件资料管理信息系统存在的主要问题是系统开发与设计时对文件资料管理工作估计不准，用户对已完成软件系统不满意，质量往往不可靠，维护性也不是很理想，同时没有完善的文档资料的支持，开发费用也相对较高。

1.2.3 发展趋势

在迅速发展的科学技术的推动下，各类信息管理系统百花齐放，竞相发展。文件资料管理信息系统将朝着文件资料管理的系统性、及时性、准确性、安全性方向综合发展。文件资料管理信息系统也将成为企业不可或缺、推动企业前进发展的整个企业管理系统的中坚力量。

第2章 系统分析
2.1开发背景

当前，科学技术是第一生产力，信息技术是带动企业发展的巨大推动力。文档资料管理手段与方法没有显著性改善，而文档资料却与日俱增，管理人员面对数量庞大的资料常常束手无策，于此同时，整个企业的相关人员对信息资料的急切需求促使了文档资料管理信息系统的开发刻不容缓。这个系统有望能够有效地解决企业对电子文档资料管理与使用的问题。

2.2 系统目标

该系统所要达到的目标主要包括以下几方面：

（1）实现对电子文档的信息化管理；

（2）提高企业文档资料的管理效率；

（3）减轻文档管理人员的管理压力；

（4）降低企业文档资料管理的成本；

（5）实用简约的系统界面；

（6）安全的文件数据管理；

（7）强大的系统可维护性；

（8）满足企业对及时、准确、可靠、高效、权威的电子文档资料的需求。

2.3 可行性分析

针对该系统特殊性，主要从以下三方面研究系统开发的可行性。

2.3.1 技术可行性分析

企业文档资料管理信息系统对软件与硬件的要求不高，目前开发该系统的技术已相当成熟。只要搭建好系统开发平台（JDK、Tomcat、SQL Server、Eclipse等）即可顺利实现系统的开发。因此在技术方面开发是可行的。

2.3.2 经济可行性分析

开发该系统的成本费用相对比较低，除必要的人力资源外，只需一台标准配置的电脑及相关软件，其开发成本预计将远低于该系统给企业带来的经济效益。因此在经济方面也是可行的。

2.3.3 操作可行性分析

该系统主要是基于企业内部局域网来实现相关功能的管理，而这并不会给企业带来极大的麻烦，因此该系统的操作方式在企业组织内部是完全行得通的。所以在操作方面系统也是可行的。

通过以上三方面的分析，系统可行性研究最后认为：文档资料管理信息系统项目的开发是完全可行的。

2.4 需求分析

该系统需求分析主要从以下几方面展开：

2.4.1 功能需求

（1）用户管理

①用户注册：对进入系统的人员进行登记注册；

②用户列表：对所有用户的相关信息列表显示；

③用户搜索：按照关键字及范围进行用户搜索；

④用户删除：管理员对特定用户ID给予删除；

⑤密码修改：已经登录的用户可随时修改密码；

⑥用户注销：用户要退出系统的安全注销方式；

⑦资料修改：对用户自己的注册信息进行修改。

（2）管理员管理

①管理员列表：对所有管理员的相关信息列表显示；

②管理员修改：管理员对管理员的信息进行的修改；

③管理员搜索：按关键字及范围对管理员进行搜索；

④管理员删除：按照管理员ID对管理员进行删除。

（3）文件管理

①文件列表：对所有文件资料的相关信息列表显示；

②文件上传：管理员及用户将电子文档上传入系统；

③文件下载：管理员及用户从系统中下载电子文档；

④文件重命名：管理员或用户对其上传的文件重命名；

⑤文件修改：管理员或用户对其上传的文件进行修改；

⑥文件删除：管理员或用户对其上传的文件进行删除；

⑦文件备份：管理员或用户对其上传的文件进行备份；

⑧备份删除：管理员或用户对其上传的已备份文件进行删除；

⑨文件检索：管理员或用户对整个文件系统进行简单或高级搜索。

（4）帮助文档

对涉及到该系统的所有功能及操作进行必要的帮助。

2.4.2 性能需求

对该系统的性能需求简要如下：

（1）平均响应时间：<=2s；

（2）平均信息量速率：>=1Mbps；

（3）主存容量：>=128M；

（4）磁盘容量：视文件总容量而定；

（5）安全性：较高。

2.4.3 可靠性和可用性需求

（1）系统的平均无故障时间MTTF〉=180天；

（2）系统平均修复时间MTTR<=12H；

（3）系统出现故障应有必要的保护措施不是机密泄露；

（4）系统的核心功能必须是正常可用的；

（5）系统的数据库及电子文档的备份必须是安全的；

（6）系统出现错误时需有必要的出错提示说明。

2.4.4 接口需求

（1）在成本控制范围内，目前的技术可以达到且移植性强；

（2）除对服务器有必要限定外，对客户端没有明显的超出标配的要求；

（3）系统可以正常显示中文字符串。

2.5 开发进度

（1）2008.2.25-2008.4.9，系统分析阶段

①可行性分析

②需求分析

（2）2008.4.10-2008.5.10，系统设计阶段

①模块设计

②数据库设计

③界面设计

（3）2008.5.11-2008.6.1，系统实施阶段

①系统编码

②系统测试

（4）2008.6.1后，系统维护阶段