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如何去高效管理时间呢?

更新时间:2022-04-29 14:20:40作者:admin2

转载以下资料供参考

如何有效管理时间
人生最宝贵的两项资产,一项是头脑,一项是时间。无论你做什么事情,即使不用脑子,也要花费时间。因此,管理时间的水平高低,会决定你事业和生活的成败。每个星期有168 个小时,其中56 个小时在睡眠中度过,21 个小时在吃饭和休息中度过,剩下的91 个小时则由你来决定做什么——每天13 个小时。如何根据你的价值观和目标管理时间,是一项重要的人生态度。它使你能控制生活,善用时间,朝自己的方向前进,而不致在忙乱中迷失方向。

·明确时间管理的五个步骤
1 明确你的价值观
2 确定你的目标
3 对你的目标按优先级排序
4 明确你的任务
5 对任务按优先级排序
·制订有效的日程表
价值观是我们想和做的基本原则,它是进行时间安排的最基本的因素。我们有不同的价值标准,它们形成我们个人特性的基础,也是我们进行时间管理的基础。大多数时候,我们根据自己的价值观采取行动,虽然往往没有意识到这一点。
什么对你而言是最重要的?家庭?工作?金钱?你首先要明确自己需要的是什么,然后才能朝那个方向走。如果你不知道自己的目的地,你很可能会到达别的地方。
你所做的一切应源于你的价值观。
你的目标支撑着各种各样的任务,它们都是为实现你的目标服务的。
观察自己使用时间的情况时,一定要找出并记住以下几点:
1.你通常用哪些方式浪费时间
2.你在什么情况下效率最高
3.你效率最佳的时间是什么时候要完成某个目标,我们往往反复地计划、实施、修订,形成这样的循环圈:
我们可以从圈中的任何一点进入循环。
下面是一份用于每日计划的表格,每天在固定的时段(如睡觉前)填写,第二天用这份表格提示自己。运用“计划的循环”,坚持一个星期,提高管理时间的能力。今天要做的事
日期:____________________
必须做的事情
1.
2.
3.

应该做的事情
1.
2.
3.
能够做的事情
1.
2.
3.

1. 首先安排固定项目
首先从工作或上课时间开始。这些时间段通常是事先就固定的。其他的活动必须围绕它们进行。然后安排每天的日常活动,如睡觉和吃饭。把固定的项目安排完以后,你可以看到还剩哪些时间供你支配。注意在项目之间安排休息间隔,例如每工作50 分钟休息10 分钟。
2. 根据你的生物钟安排时间
把重要的任务安排在你效率高、干扰少的时间段。把你的空余时间按你的效率和外界干扰给予不同分值。然后,把优先度高的任务分配到分值较高的时间段。例如,用大块的时间学习新知识。
3.把较大的任务分割成易于控制的小块
.当你面对一个巨大的任务,被它压得喘不过气来的时候,试着把它分成小块,使它易于管理,然后相应地安排你的时间。这样做有几个好处,首先,你明确了完成整个任务的各个步骤,只要循序完成各小块就能成功,畏难情绪会减轻;其次,把一个任务拆分为若干块,可以使你的进度显得更显著,并能多次体会达到目标的喜悦;再次,较小的任务段易于估计时间,从而加强对完成时间的控制。
4. 充分利用零碎时间
从时间表中剪裁大块大块的时间后,剩下的边角余料可不能浪费。可以用它复习学过的知识、做一两节操。一个利用小块时间的技巧是:把你不愿做的事情分成小段,然后在做其他事情的间隙每次完成一小片,不知不觉做完讨厌的事情。
5. 为每件事情设定明确的起止时间
这样可以防止项目之间互相干扰,也可以防止你把事情拖到最后一分钟才做。
6.留出充分的休息和娱乐时间
.在制订时间表时,千万不要“虐待”自己。要制订一个切实可行的计划,就应该为生活中真实的你“度身订做”,预留出你需要的休息和娱乐时间,使你保持良好的状态和愉快的心情。否则,执行的时候会不断打乱计划,不但没有节省时间,反而使其他事情也脱离预定轨道。
7.留出机动时间,不要把所有的时间都填满
.为突发事件预留时间。一个填得满满当当的计划表是没有“防震”性能的,稍有意外,整个计划都会“破碎”,无法执行。订完计划后,按下面的标准逐条检查,修改计划:
1.事情是按重要程度和紧急程度依次进行的吗?先处理重要的和紧急的事情,发展型任务优于维持型任务。是否有根本不需要做的事情列入了时间表?你不可能完成每件事情,也不可能把每件事情做得尽善尽美。
2.每天应有用于自省和修订计划的固定时间。如果遗漏了这一部分,请在时间表中补上。
3.对于有截止期的任务,是否有足够的时间在时限内完成?没有处理过的事情往往比你想像中要花费更多时间,为它们留下充裕的时间。
4.把用于生活不同方面的时间分别加总,各部分之间应保持平衡。很多时候,在时间表的各个单项中看不出来的问题,会在合计数字中显示出来。如果某部分明显超过或低于合理的比例,请进行调整。
下面总结了二十个节省时间的方法,请根据你的需要选用它们:
1. 对目标、任务、会议等事件分别按优先级进行排序。
2. 从优先级最高的事物着手。
3. 和拖延做斗争,如果事情重要,从现在开始做。
4. 把大的、艰难的任务细分为小的、容易的部分。
5. 为自己创造一小时的宁静,哪怕这需要很强的意志力,或者有时不起作用。
6. 找到一个隐蔽的地方,如图书馆或空闲的办公室。
7. 当你有重要的事情要处理时,学会对别人说“不”。
8. 学会委派别人做事。
9. 归纳相似的事情,把它们放在一起处理。
10. 减少例行事务:它们不值得花费过多时间。缩短低价值的事件。抛开没有价值的信件和文书工作。委派别人完成、减少或推迟优先级很低的任务。
11. 避免完美主义。记住80/20 定律。
12. 避免作出过多许诺。对你在有限时间内能完成的工作持现实态度。
13. 不要把时间表排得满满的,为自己留下一定机动时间应付突发事件。
14. 设置时间限制。例如,做某些决定时,不应超过3 分钟。
15. 聚精会神地做手头的事情。
16. 处理重要事情时,使用大块的时间。
17. 迅速处理困难的事情,等待和拖延不会使它们变容易。
18. 文书工作争取只处理一次。
19. 在行动以前,彻底地思索整件工作。
20. 第一次就做好。
进行时间管理,就好像抛鸡蛋,你要不停地把手中的一只鸡蛋换成另一只,还要保持所有的鸡蛋都不落到地上。要做好抛鸡蛋的动作,需要耐心、毅力、练习和计划。进行良好的时间管理,同样需要这些品质。当鸡蛋越来越多,情况越来越糟的时候,你要有能力控制局面,把握好间隔和规律——这正是时间管理的内容。
工作时,要持之以恒地进行时间管理。你要参加业务会谈,要赶在截止期前完成工作。时间管理的意义不仅在于帮助你达到工作上的目标,它能使你最大程度地发挥自己的作用,并在工作和个人生活之间保持平衡。
谋杀时间的凶手
1.没有日程计划。有没有日程计划,决定了你这一天是主动地生活,还是被动地回应外界环境。如果你没有规划时间,那么你对时间的使用便无效率可言。你的时间变成一块蛋糕,谁来了都可以分上一块,你不控制自己的时间,别人就会来控制它。你把方向盘的操纵权让给了别人,或者信马由缰,虽然你在努力工作不断前进,却有可能走上了错误的方向,成天忙忙碌碌地做些没有意义的事情,不但浪费了时间,还浪费了精力。
2.生活失去平衡。我们的生活由七个不可或缺的部分构成:健康、家庭、金钱、知识、社交、事业、精神。我们不需要把每天的时间均分给它们,但要保证每一项都得到充足的时间,维持生活的平衡。如果长期忽视某个部分,不对它投入时间,生活就会失衡,其他的各项将受干扰,致使我们无法取得成功。
3.桌面杂乱。研究表明,桌面杂乱的人平均每天要花一个半钟头找东西或因此走神。一个半钟头,听起来不可想象,但确实是这么多。这儿多花几分钟,那么多花几分钟,嘀嘀答答,就像漏水的水龙头的一样,积少成多,每天漏去大把时间。效率高的人,桌面和工作间一般是很整洁的,这样他们就给把精力集中到今天的工作重点上,不会被触目所及杂乱无章的东西分神,而且能很快找到所要的东西。
4.睡眠不足。我们常常抱怨精力不足。我们每天的睡眠时间通常一样,但睡眠的质量并不一致。白天压力过大,常使我们成晚睡不着。这会使人陷入恶性循环:精力不足,无法完成工作,压力加大,晚上睡不着,精力更加不足。要跳出这个循环,首先要规划好自己的时间,提高白天工作的效率,提高成就感,减轻压力;其次,要有意识地进行自我心理调适,缓解焦虑不安的心理。
5.不吃午饭。许多人不吃午饭,把午休时间用来工作,期望取得更大成效。这样做往往适得其反。在午休时间工作也许是有效率的,但吃午饭能使工作效率更高。哪怕短短15 分钟的午饭和休息,也能使我们精力充沛地重新投入工作。想一想“磨刀不误砍柴功”这句老话就明白了。
时间的四个象限
我们每天所做的事情,可以分类归入四个象限:
1. 重要并且紧急:它们是危机任务
2. 重要但不紧急:它们是新的机遇
3. 紧急但不重要:它们是日常事务
4. 既不紧急又不重要:它们是杂乱琐事
你觉得人们在哪个象限耗费的时间最多? 答案是第4 象限的杂乱琐事,因为处理这类事情没有任何压力。其次是第3 象限,因为“会响的轱辘有油喝”,这种事情总在吸引人们的注意力。以减少处理1、2 象限的时间为代价,处理3、4 象限的事务,是一种变相的拖延。管理时间时,请确认你把重点放在1、2 象限上。
你可以把要做的事情列出来,分门别类地划入四个象限,然后决定为它们花费多少时间。
高效时间管理的秘密在于第2 象限。如果你把精力集中于第2象限,就能掌握时间的主动权,保持生活的平衡,减少未来可能出现的危机。
每天留出一点时间处理重要而不紧急的事情,是保持领先的方法。通过这样做,你把宝贵的时间储存起来,在以后面临突发事件时,便能动用你的储蓄,在紧迫的时间压力面前应付自如。
假设你有100 元钱,20 元买了冰淇淋,70 元存入了银行,还有10 元不小心丢失了。买冰淇淋的钱被消费掉了,存入银行的钱被储存起来,丢失的钱则白白损失了。
每天的时间和这100 元钱一样,有些时间被“消费”,你得到了享受,有些时间被“储存”,为今后节省了时间,有些时间则白白浪费。
像对待钱一样认真地计划、总结时间的使用情况,合理地消费掉一部分,坚持储存一部分,减少浪费的时间,你会慢慢地变“富裕”,拥有丰富的人生。
这些时间属于消费部分:吃饭、睡觉、逛街、看电视、聊天……这些时间属于储存部分:思考、学习、记忆、计划……
这些时间属于浪费部分:无谓的等待、做不需要做的事、无聊的旅途……
计算你的时间成本你的每个小时价值多少?
首先,计算出你的时间的成本是多少。如果你受雇于人,把工资、奖金、办公室租金、设备租金、费用、行政支持等的成本加总,除以工作时间,求出每小时的成本。如果你自己工作,也可以按相似的方法求出每小时的成本。
得到这个数字后,加上一定的利润率,就得出为了维持平衡、你每小时应该创造出的价值。这也是你的时间应该获得的价值,如果低于这一数字,你的活动就只是在消耗,而没有创造。
使时间增值有两层意思,一是使你获得更多自由时间,二是使每单位的时间能为你提供更多回报。
例如,你完成某件工作,每次需要10 小时的时间,花5 小时学会一种新方法以后,每次完成相同的工作只需要7 小时时间,那么,学习新方法的那5 个小时使你的时间得到了增值。
再如,当每小时只能赚10 元钱的时候,每个月要赚1000 元的话,每天必须工作5 小时。每小时能赚100 元时,每天只需工作半小时就能维持每月1000 元的收入,从而获得更多自由时间。
无疑,时间增值能使你有更多自由时间、享受更加丰富的生活。不过,努力使时间增值时,要明确自己的目标是丰富人生,避免把增值手段当成终极目标,否则,反而会成为这些手段的奴隶,例如,当初赚钱是为了获得更大自由,赚到钱后,钱反而成了负担,成天忧心如何使钱生钱,时间在其间飞逝无踪。
每天多出一小时
每天为自己创造出额外的一小时——早起床一小时。这种创造时间的方法异常简单,同时相当有效。如果每天早起一小时,一年就可以创造出额外的10 个星期!
如果你是一个雇员,不论你的工资有多少,都只是在为他人创造财富。即使你的工作创造了巨大的利润,也只能分得其中的一小部分。如果你使用这10 个星期,为自己工作,则能得到大部分收益。
第一次早起可能会不习惯,不过,随着次数的增多,早起会越来越容易。你的身体会逐渐适应新的节律。
你的下一个目标是什么?
每个人就像在时间银行开设的一个帐户,将所有的时间提取完毕后会自动销户。时间是我们在世间唯一的资本,健康、事业、爱情、亲情、友谊、金钱…… 这些宝贵的东西都需要我们通过精心经营时间来获得。可是,我们是否给予了时间足够的关心?
我们应做这样几件事情:
1. 计算我们的时间,像一个吝啬的守财奴一样,清点自己的财富;
2. 了解自己的模式,用流水帐记录每一笔时间支出;
3. 保护我们的时间,找出生活中的时间小偷,把它们拒之门外;
4. 投资我们的时间,找出可以令时间增值的机会。
完成这几件事情以后,我们会对自己的时间有更多了解。
在开始计算时间之前,我们先了解一些有趣的数据,虽然这些数据来自美国,但对我们还是有参考价值的:
工作繁忙的人与配偶或其他重要人物的有意义的交流平均每天少于2 分钟。
工作繁忙的人同其孩子的有意义的交流平均每天少于30秒钟。
80% 的人不想在星期一早上上班。只有60%的人不想在星期五上班。
人们一般采用13 种不同的方法管理他们的时间。
人们一般每8 分钟会收到1 次打扰,每小时大约7 次,或者说每天50-60 次。平均每次打扰大约是5 分钟,总共每天大约4 小时,也就是约50%。80%(约3 小时)的打扰是没有意义或者极少有价值的。
平均每天,全国有170000,000 个会议。
每天自学1 小时,7 小时一周,365 小时一年,一个人可以像全日制学生一样学习。3-5 年就可以成为专家。
95%的书籍是由5%的人购买的。所有的出版物中间95%没有派过一次用场。
如果经济独立了,97% 的工人不愿意为他们的老板干活或者从事他们现在的职业。
20%的工作时间是“关键性的”、“重要的”。80%的时间用在了无意义的事情上。
过去20 年里,工作的时间增加了15%,娱乐闲暇时间减少了33%。
一个人如果工作桌上乱七八糟,他平均每天会为找东西或者多余耗费花1 个半小时,每周7 个半小时。
平均阅读速度大约是每分钟200 个词,如果每个工作的人每天阅读2 小时,将其阅读速度提高到每分钟400 个词,则每天可以节约1 小时时间用于工作。
参加健美活动的人90%会在开始的90 天内半途而废。
10 个人中有9 个人会在会议开始的时候做白日梦。
60% 的会议出席者会做记录以显示他/她在听。
上班族中间,40%的人 不吃早饭,39%不吃中饭。吃中饭的人当中50%的人吃中饭的时间在15 分钟以下。
形成新的工作习惯或者情感一般要用30 天。
爱生气的人比一般人容易得心脏病的几率要高1 倍。75% 的心脏病发生在当地时间的早上5:00 - 8:00 。心脏病最容易在星期一发作。
25% 的病假是因为生病而假,75%的病假是其他理由而假。
我们感到要发生的事情95%不会发生。
每周5 天,每天花5 分钟改进自己的工作,在5 年里将导致同一个工作被改进1200 余次。
三分之一的人每年调换工作1次。
五分之一的人一年搬家一次。
70% 的人希望拥有自己的公司。
75% 的人都说自己太累。
上班族的平均睡觉时间是每晚6 小时57 分。
80% 的危机和纠纷(内耗)是可以避免的。
受邀开会的人80%希望在日期和时间方面具有选择性。
善于利用时间的人不会把时间花在需要的事情上,而会花在值得的事情上。
时间管理当中最有用的词是不。
企业界的人用笔记本记录下来的事情70%是“不得不做”的。
企业界的人用笔记本记录下来的事情5%是“不得不做并且想做”的。
做一件事情实际花费的时间往往会比预期的时间要多一倍。
如果你让自己一天做一件事情,你会花一个整天去做。如果你让自己一天做两件事情,你也会完成它。如果你让自己一天做12 件事情,则会完成7-8 件事。
花1 个小时进行计划,行动时会节约10 小时。
20/80 规律。80%的结果来自20%的努力;20%的结果来自80%的努力。
我们能够记住10%的阅读信息,20%的听觉信息,30%的视觉信息;50%的视觉和听觉信息,70%的表达信息,90%的行为信息。
上班的人平均每天发出和接收190 条讯息。
我们现在拥有的知识,有一半是在近10 年内产生的。也就是说,世界上的知识在十年内增加了一倍,而且据说每18 个月再翻一番。
数字往往会揭露一些意想不到的真相。这些数据是否令你吃惊?
现在,我们要找出一些关于我们的时间的数字。请想办法找出以下数字:
1. 你每天需要花多少时间睡觉才感到舒适?实际上花多少时间睡觉?(过多或过少的睡眠都对身体无益。回答第一问需要你对自己的身体有基本了解;回答第二问需要对自己的生活有基本了解,如果你的睡眠时间很不规律,则取一个平均值。)
2. 你在一天中的什么时段精力最充沛、反应最敏锐?
3. 开始一项工作(如写作业、写报告、读书)时,记录自己中途中断了多少次、每次中断占用多少时间。结果也许会令你吃惊。
4. 每天供你自己支配、自己负责的时间有多少个小时?
5. 你平均每天用多少时间计划以后的时间安排?
6. 你每天花多少时间与家人、同事、朋友交流?
7. 你每天花多少时间保护自己的健康?
以上只是几项提示,你可以扩展思路,找出更多与你的时间有关的数字,然后把它们记录下来。在这方面花费的每一分钟都会是值得的。
小时候盼着过生日,成年以后,伴随生日而来的往往是对时间的危机感:不知不觉又过了一年,太快了!类似的日子还有除夕、元旦等。不过,这种危机感难以持久,第二天早上醒过,又觉得来日方长,24 小时对于一生来讲不算什么。
如何使自己常常保持危机感,警惕时间的流逝,抓紧利用每一分每一秒?
一个好方法是为自己设定阶段性目标,把度量时间的单位由年、月缩短至周、天,因为有目标在前,就会在周末惊叹:“又过了一周!”或者在临睡前恋恋不舍地想:“今天的时间已经用光了。”从而增加对时间的重视,不再不知不觉地抛掷光阴。